Cómo importar el censo de una hermandad desde Excel

1. Elige un formato que se pueda leer

CofraSaaS admite el libro moderno de Excel (.xlsx) y archivos CSV (.csv). En los CSV detecta automáticamente si las columnas están separadas por punto y coma, coma o tabulador, y reconoce tanto UTF-8 como la codificación habitual de Excel para Windows.

El formato antiguo .xls no se admite. Ábrelo en Excel o LibreOffice y usa Guardar como para convertirlo en .xlsx o CSV. Si tienes dudas, dentro de Hermanos → Importar desde Excel puedes descargar una plantilla con las columnas y dos filas de muestra.

2. Prepara las columnas

Los títulos no tienen que coincidir letra por letra. Por ejemplo, «Nº hermano», «Número» y «Num» se interpretan como el número de hermano; «Email» y «Correo» se interpretan como el correo electrónico. También se reconocen campos habituales como DNI/NIF, fecha de nacimiento, teléfono, domicilio, localidad, provincia, código postal, tipo, estado, fecha de alta, fecha de baja, talla de túnica y observaciones.

Si una persona no trae número, la aplicación le asigna el siguiente disponible. Las fechas pueden venir en formatos habituales como 12/03/1998, 1998-03-12 o como una fecha propia de Excel.

3. Lee la vista previa antes de confirmar

Al pulsar Analizar fichero, todavía no se modifica el censo. La pantalla resume las columnas reconocidas y separa las filas en cuatro grupos:

Para importar

Son altas nuevas que tienen los datos obligatorios.

Con avisos

La fila puede entrar, pero se descarta un dato opcional incorrecto, como un correo que no es válido.

Errores

La fila no se importa. El informe indica su número y el motivo, por ejemplo que falta un apellido o que una fecha no se entiende.

Omitidas o para actualizar

La persona ya existe porque coincide su DNI o su número de hermano. Puedes dejarla como está o completar su ficha.

Este paso permite corregir únicamente las filas problemáticas en lugar de rechazar un archivo entero por un correo mal escrito o una fecha aislada.

4. Actualiza sin borrar celdas existentes

La opción recomendada para una primera importación es Dejarlo como está: las personas ya registradas se omiten. Si eliges Completar su ficha con los datos del fichero, solo se escriben los campos que esa fila trae rellenos.

Una celda vacía o una columna ausente no borra el teléfono, el correo ni otro valor que ya estuviera guardado. La excepción lógica es el estado: al cambiarlo, la fecha y el motivo de baja se mantienen coherentes con ese cambio.

5. Soluciona los problemas más frecuentes

• «No se encuentran Nombre y Apellidos»: comprueba que la primera fila sea la cabecera y que ambas columnas existan.
• El archivo es demasiado grande: divídelo en varios archivos de menos de 4 MB y conserva siempre la fila de títulos.
• Hay más de 5.000 filas: realiza varias importaciones más pequeñas.
• Un .xls no se abre: guárdalo de nuevo como .xlsx o CSV.
• Una fecha da error: usa día/mes/año o año-mes-día y evita mezclar texto con la fecha.
• No caben todas las altas: revisa cuántos hermanos activos admite el plan antes de confirmar.

6. Confirma y revisa el resultado

Cuando el informe coincida con lo que esperas, pulsa Importar ahora. La aplicación vuelve a analizar el archivo sobre el censo existente en ese momento y solo entonces guarda las altas o actualizaciones autorizadas.

Después, busca varias personas por nombre completo y número de hermano, revisa una ficha nueva y otra actualizada, y conserva el Excel original hasta terminar la comprobación.